为了进一步加强我院办公自动化系统的建设和管理，保障学院工作的正常、高效进行，确保联网各部门共享资源的安全保密，特制订本规定。内容如下：
1.本规定内容适用于院内各部门及个人。
2.各部门主管办公自动化工作的领导要全面负责本部门内部信息化建设工作，要结合本部门的实际情况，按照以需求为导向、以应用促发展的原则，推动本部门办公自动化建设。
3.各部门要根据学院办公自动化系统的要求，加强本部门网络建设，保证本部门用于办公自动化的设备、资金和人员的落实。
4.各部门领导班子要加强对本部门办公自动化工作的领导，主管领导要及时审核上网内容，指导、监督并检查本部门上网人员的各项工作。各部门要为本部门系统管理和信息发布员创造条件，加强培训，不断提高工作人员的业务水平，确保本部门各项工作的高质量的完成。
5.各部门用于办公自动化的硬件设备（包括打印机、扫描仪等）和软件环境要有专人负责、专人管理、专人维护。任何部门和个人对用于办公自动化的设备不得擅自挪用，确需调整、更换设备设置的，需事先向学院办公室报告，经部门主管领导同意后妥善进行。
6.对于带有密级的文件或信息时，必须严格按照顺德职业技术学院保密制度要求执行，任何部门和个人不得越权、越级通过网络进行传输，发生失密问题要追究当事人和主管人的责任。
7.用户在操作计算机进行录入的过程中，必须及时做好文件备份工作。凡正式录入内部网上的各类文件资源，必须要在本地硬盘做好备份。同一文件要尽量做到两份以上备份，防止由于软盘损坏等意外事故所造成的文件损毁丢失。
8.各部门系统管理员负责本部门内部网络的登陆授权、使用、管理，对不再使用的传输内容要及时删除，以避免网络存储资源浪费。
9.任何部门和个人不得将办公自动化系统的各类文件信息内容转载到国际互联网或外部其它公开网络上，确因工作需要的，转载内容必须经主管院领导审核批准。
10.禁止在办公自动化系统中传输使用外来不明文件和各种应用、工具及游戏软件的使用，防止电脑病毒侵入，保证学院网络系统的安全。
11.各部门办公自动化工作发生调整时，如使用人员变动、办公地点变化、因某些原因暂时不能上网时，必须及时通知学院办公室。
12.各部门要定期对办公自动化工作的开展和执行情况进行总结。
13.此规定自公布之日起开始实施，解释权归学院办公室。