为加强印章管理，完善工作规范，提高工作效率，保证印章使用的严肃性，对印章的使用和管理作如下规定：
一、 印章的刻制与启用
(一)学院行政各部门、各直属单位的印章由学院办公室负责刻制。需要更换印章时，由单位提出书面报告，报学院办公室经院办主任审核批准，由院办开具介绍信，到公安机关指定的刻字单位刻制。
(二)印章刻就后，要将新印模交学院办公室发文启用。同时，将报废印模交院办封存归档。行文启用新印章，要明确启用时间，说明同时废止旧印，并在文末附上启用印模和废止印模。属业务专用章，要将行文抄送业务主管部门备案。
二、印章的保管与使用
(一)印章要由专人妥善保管，随用随锁。
(二)各行政单位的印章一般只作为业务工作用章，在院内使用；凡以学院名义对上、对外行文，只能加盖院印或学院办公室印。
(三)用印应按制度办理，事先须经单位负责人批准，凡不具备批准手续，一律不能用印。
(四)重要用印须有登记或存根，以便备查。绝对禁止在空白介绍信或在空白纸上加盖公章。
(五)当单位名称变更或机构撤销时，该单位印章即行停用，原单位负责把印章送缴学院办公室封存。停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明原因，标明停用印章的印模和停用时间。
三、印章的存档和销毁
作废旧印章送交学院办公室后，院办要进行登记备查，年终归档案室。对于有保存价值的印章要妥善保存，无保存价值的要登记造册，经院办主任批准后销毁。
四、校印的管理和使用
(一)“顺德职业技术学院”校印(包括钢印)的使用
1.学院颁发的各类证件、证书(包括工作证、学生证、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书、退学证明、毕业证明书、进修证明、招生录取通知书、聘书等)均需有关主管职能部门审核认可，由专人到学院办公室用印，特殊情况须经主管院领导同意后到院办办理用印手续。
2.以顺德职业技术学院名义对外印发的通知、各种编号文件、报告、公函等常规公文，必须经主管部门负责人审核，有关部门负责人会签、主管院领导签发后用印。
3.以学院名义签订的合同、协议书、申报材料、计划报表、职称(务)申报表，因公因私出国(境)申请、登记、审查表，境外人员在华各类申请表等重要文件，必须由主管职能部门审核，经主管院领导同意后，由主管职能部门派专人到学院办公室用印。
4.银行兑汇单据、办理申请进口设备与物资各种手续等，经职能部门负责人审核后办理用印手续。
5.向外刊登广告，须经主管部门审核并将原文送主管院领导审批后办理用印手续。
6.各种固定的年(月、季)度报表加盖院印，由主管院领导在报表上签字或主管部门负责人审核后办理用印手续。
7.其他特殊用印，经有关职能部门负责人、学院办公室主任审核、主管院领导签字后办理。
(二)院长私人公务印章的使用
院长交学院办公室保管的私人公务印章，除已经其本人授权或会签的文件外，临时用印须征得本人同意。
五、各职能部门（系、处）可参照上述规定和本单位职责范围、权限制定本单位印章管理、使用办法。
六、本规定自发文之日起开始实施，由学院办公室负责解释。
附件：
1.顺德职业技术学院校印使用程序图示
2.顺德职业技术学院校印使用审批表