第一章 总 则
第一条 为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》，特制定本办法。
第二条 行政公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定约束力和规范体式的文书，是依法治校和进行管理的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 学院办公室是学院行政公文处理的管理机构，主管学院的行政公文处理工作并指导学院各行政部门的公文处理工作。学院办公室应配备专职人员负责公文处理工作。各部门应有专人负责本部门公文的处理工作。
第二章 公文种类
第六条 学院通常使用的公文的种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。
（二）通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性文件；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；干部任免事宜。
（三）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）通告
适用于公布各方面应当遵守或者周知的事项。
（五）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（六）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（七）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文的格式
第七条 公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
第八条 发文机关标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（部门）应排在前，并只编主办机关的发文字号。
第九条 发文字号包括机关代字、年份、序号。
第十条 上行文在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。需要保密的公文，应当在公文眉首右上角标注秘密等级和保密期限。秘密公文分为“绝秘”、“机密”和“秘密”，“绝秘”和“机密”文件应标明份数序号。
第十一条 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用加标点符号。发布决定、规范性文件（如规定、办法、实施细则等）应冠以发文机关的名称；在有红色文头（即发文机关标志）的情况下，其他发文可省略发文机关名称。转发文件的标题不能只援引发文字号而省去文件内容。标题转行时不要把词、词组和专用术语分开。
第十二条 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。正式公文一般不得主送领导者个人。
第十三条 公文如有附件，附件说明应在正文之下、成文时间之上抬头排印；附件多的要注明附件顺序和名称；公文中已注明附件的，文末不再注明附件名称。
第十四条 除“会议纪要”外，公文必须加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应当端正，印章的下部边缘应当压年盖月。
第十五条 成文日期以负责人签发的日期为准，联合发文以最后一个单位签发日期为准。成文日期要求年月日俱全，一律用汉字书写。
第十六条 主题词标引应从内容到形式，先标类别词，再标类属词，最末应为反映文件种类的词，一份文件最多不超过5个主题词。上报的文件，按上级机关的要求标注主题词。主题词由起草部门填写，学院办公室核定。
第十七条 公文用纸一般采用国际标准A4型，文字从左至右横写、横排，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文大标题用2号华文中宋，小标题用3号华文中宋或黑体字，正文用3 号仿宋体字。
第四章 行文规则
第十八条 涉及全院行政工作，需要向上级请示、报告，或者需要向全院各部门发布指示性、周知性等的公文，由学院行文；属于各部门职权范围内的具体问题，由各部门自行行文。
第十九条 部门之间有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
第二十条 向各部门的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
第二十二条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十三条 除上级机关负责直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理包括拟稿、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 凡以学院名义行文的文稿，要经起草人签字、部门负责人审核签字，学院办公室复核，再由院长或授权副院长签发。
第二十六条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等，要符合学院改革和发展的实际需要，切实可行，并加以说明，提供有关背景材料。
（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（五）必须使用国家法定计量单位。
（六）用词、用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（七）公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具体修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十七条 学院各部门起草的文稿，内容涉及其他有关部门的，应由承办部门事先与有关部门会签，达成一致后方可送学院办公室审核。
第二十八条 为杜绝文牍主义，提高文件质量，凡能通过口头、电话等手段解决或处理的就不发文件；凡是已发过文件的不再重复发文；对可发可不发的文件，坚决不发。转发上级文件，要提出切实可行的贯彻意见和具体要求。
第二十九条 以学院名义行文的文稿，由拟稿部门负责人核稿，再由学院办公室进行复核，为提高工作效率，各部门负责人核稿时间不超过一天。以各部门名义的行文，由部门负责人核稿和签发。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。
第三十条 学院各部门的工作请示和报告，须送交学院办公室，由学院办公室批送各主管院长。院务会议议题须由主管院长批示确定，院务会议通过的各项议题，作为学院文件发布，该类文件由相应职能部门负责拟写，并在院务会议结束两天内，以电子文本形式，将材料送交学院办公室，确保文件在三天内发布。
第三十一条 以学院名义制发的公文，须由院长或院长授权分管副院长审批签发。
第三十二条 以学院名义下发的公文，一般只发到各行政处室和直属单位。
第三十三条 公文正式印制前，学院办公室或各部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第六章 收文办理
第三十四条 收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。
第三十五条 除函件标明领导人“亲启”、“亲收”的以外，公文均由文书人员拆封。
第三十六条 领导亲收的公文以及学院下属各部门直接收到的上级主管部门的公文，应及时送交学院办公室。
第三十七条 收到的公文应逐一登记，填写"外来文件处理单"和“传真件处理单”，供分办、批办、承办和传阅之用。
第三十八条 公文一般由学院办公室分办，及时提出拟办意见，送院领导批示，或者交有关部门办理。领导批阅公文时，对重要的公文应提出具体意见、承办单位或负责人姓名。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第三十九条 文书人员按领导批办和分办的意见组织公文的传阅，同时对重要公文的承办单位、时限等做出记载，便于催办，以防漏办和延误。
第四十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回学院办公室并说明理由，不得自行转送其它部门。
第四十一条 公文的承办人、传阅人在传阅或承办完毕后，应签署姓名及时送回学院办公室，不得横向传递。
第四十二条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第四十三条 公文办完后，应根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理（立卷）、归档。
第四十四条 公文应分类归档，保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。
第四十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院档案室移交。
第四十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十七条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第八章 附则
第四十八条 本办法由学院办公室负责解释。
第四十九条 本办法自2005年9月1日起开始试行。

附件：院级行政公文行文程序简图