根据国家有关档案法律法规，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本制度。

　　第一条 本校的档案资料主要为本校服务，兼顾为社会服务。利用档案必须严格履行登记手续。

　　第二条 利用档案，一般采取查阅方式，限定在档案阅览室内阅读。校内人员确需借阅时，必须经院办主任批准，并办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。为确保档案安全，校外人员不可借阅本校档案。

　　第三条 对于已公布开放的档案材料，本校师生员工凭工作证、学生证；校外人员凭单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证，履行登记手续后才能利用。

　　第四条 校内人员原则上只能查阅本部门形成的档案。确需查阅其他部门形成的档案时，必须持本部门介绍信（写明查阅问题、目的），并经立卷部门领导签字同意，才能查阅。

　　第五条 查阅党委会议记录、院长办公会议记录、“三密”档案材料，应由所在部门领导提出申请，经党办（或院办）主任审批，并限定阅读有关内容，不得带出综合档案室，不得摘抄。确需摘抄件或复制件时，必须报请党委书记或院长审批，且在限期（一般不超过15天）内交回综合档案室注销。

　　第六条 凡利用有关人员处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经院办主任或档案形成部门领导批准；属于处级干部的要经党委书记批准。

　　第七条 非公开科研课题档案，原则上只提供给参与课题研究工作的有关人员利用。本校其他人员和外单位人员查阅，须经课题组负责人同意，科研处领导批准，必要时报请主管院长审批。

　　第八条 利用档案者应承担所利用档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、眉批；不得随意摘抄。确需摘抄件或复制件时，档案人员应认真核对，并经综合档案室负责人审核，方可盖章确认；未经同意不得摄制、复制、摘抄、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。

　　第九条 出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。

　　第十条 校外人员利用档案，校内人员因私利用他人形成的档案，都要按规定收取信息咨询费。复印档案材料，要收取工本费。

　　第十一条 归还档案时，应严格履行签字注销手续。档案管理人员应仔细清点归还的档案，经核查无误后签字注销。发现有损坏、丢失等情况，应报告院办主任，并追究当事人责任。

　　第十二条 境外人员利用档案，须按国家有关规定办理。