顺德职业技术学院档案利用制度
第一条学校的档案资料主要为本校服务，兼顾为社会服务。利用档案必须严格履行登记手续。
第二条利用档案，一般采取查阅方式，限定在档案阅览室内阅读。学校内人员确需借阅时，应由所在部门领导提出申请，经学校党办、校办主任审批，并办理借阅手续，限期归还（一般不超过7天）。为确保档案安全，校外人员不可借阅本校档案。
第三条对于已公布开放的档案材料，本校师生员工凭工作证、学生证；校外人员凭单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证，履行登记手续后才能利用。
第四条校内人员原则上只能查阅本部门形成的档案。确需查阅其他部门形成的档案时，必须持本部门介绍信（写明查阅问题、目的），并经归档部门领导签字同意，才能查阅。
第五条查阅党政联席会议记录、党委会议记录、校长办公会议记录、“三密” 档案材料，应由所在部门领导提出申请，经党办、校办主任审批，并限定阅读有关内容，不得带出学校档案室，不得摘抄。
第六条凡利用有关人员处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经党办、校办主任和档案形成部门领导批准；属于处级干部的要经党委书记（或授权党委副书记）批准。
第七条非公开科研课题档案，原则上只提供给参与课题研究工作的有关人员利用。本校其他人员和外单位人员查阅，须经课题组负责人同意，科技处领导批准，必要时报请主管校长审批。
第八条利用档案者应承担所利用档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、眉批；不得随意摘抄。确需摘抄件或复制件时，档案人员应认真核对，并经学校档案室负责人审核，方可盖章确认；未经同意不得摄制、复制、摘抄、转借档案材料，违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。
第九条出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。
第十条境外人员利用档案，须按国家有关规定办理。
第十一条归还档案时，应严格履行签字注销手续。档案管理人员应仔细清点归还的档案，经核查无误后签字注销。发现有损坏、丢失等情况，应报告校办主任，并追究当事人责任。
第十二条校外人员和校内人员非工作原因利用学校馆藏档案，学校档案室将按有关规定收取一定费用。
顺德职业技术学院档案工作保密制度
第一条档案工作人员和档案利用者均应树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，共同做好档案安全保密工作。
第二条档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播“三密” 档案材料和内部档案材料的内容。
第三条严格执行档案材料接收、保管和利用制度，档案进出库房要严格履行核对、签字、登记、注销等手续。
第四条严格遵守档案库房管理规则，无关人员不能入内，防止人为或自然因素损坏档案，如有发现，应及时采取补救措施。
第五条严格执行档案查、借阅制度，认真履行手续。如有特殊情况需查阅“三密” 档案材料，经领导审批后可提供在档案阅览室查阅，不得借出。
第六条严格遵守保密守则，做到不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不在私人通讯设备和家属小孩、亲人面前谈论涉及保密的事情，以免造成涉密事件。
第七条对保管期满，已失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得出售或遗失。
第八条发生档案失密、泄密和档案被盗时，要立即报告保卫和保密部门。对违反保密规定，造成失密和被盗密者，应按其性质和情节给予严肃处理。
顺德职业技术学院档案库房管理制度
第一条档案库房是学校安全保卫工作的重要部位，要有专人管理，档案箱柜的钥匙应由专人专柜保管，实行专人负责制。非档案室专职人员不得擅自入内。
第二条档案入库前应清点登记，检查档案质量，防止虫、霉档案入库。入库前档案应进行防虫消毒处理，方能上架入柜。
第三条库房档案柜应排列有序、统一编号。库房要绘制平面示意图，明显标示各类档案存放位置，便于档案的上架、入柜和利用。
第四条档案进出库房严格履行登记、注销手续，保证档案完整。
第五条严格控制库房标准温湿度（温度：14~24℃，湿度：40~60％），坚持每天记录，保持库内通风、卫生清洁。库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防强光、防高温、防尘、防盗、防虫、防鼠、防霉），并做好防雷工作。
第六条对库房要定期检查。库房门窗和档案装具必须坚固，下班前须认真检查水电、门窗是否关好，发现问题及时处理。
第七条库房管理人员应熟悉消防器材的性能和使用方法，做好消防器材的保养、安全工作。严禁在库房内放置易燃、易腐和其他杂物。堵塞漏洞、消除隐患。
顺德职业技术学院档案鉴定和销毁制度
第一条学校档案室应加强对有价值的文件材料的保护和管理，对保管期限已满的各类档案有计划地进行鉴定和销毁工作。
第二条档案鉴定人员必须持以全面、历史、发展的观点鉴定档案价值，按照各类档案保管期限表的规定，对不再有保存价值的过期档案进行鉴定，原规定欠妥的，经认真研究后可以重新确定保管期限。
第三条对于保管期限到期的档案，先由档案形成部门审查，提出销毁或延长保管期限的初步意见，再由学校档案鉴定小组（学校主管领导、部门负责人、档案室负责人、该类档案管理人员组成）作出鉴定。
第四条对于符合销毁条件的档案，必须先造销毁清册，经鉴定确无保存价值后报主管档案工作的校领导审批，方可销毁。
第五条销毁档案时，须由两人负责在指定地点销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册应由档案室长期保存。
顺德职业技术学院档案统计工作制度
第一条以国家档案局指定的有关档案统计表格为核心和基础、建立健全各类统计台帐、掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆藏各种有关数据。
第二条档案统计是指对档案数量，保管状况，鉴定情况，利用情况及学校档案室基本情况的统计。要建立健全的日常统计登记薄，定期进行统计分析，并按上级要求上报各种统计报表。
第三条统计工作中要保证统计资料的准确性，如实反映客观情况，确保无遗漏、无差错；保证统计资料的系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
第四条要实现统计工作的标准化，按照国家规定的统一方法，计量单位，报表格式进行统计。统计报表由学校主管档案工作的领导审批方可报送。
第五条各类档案统计报表及综合统计报表，除上报上级机关外，需留一份纸质版和电子版存档备查。
顺德职业技术学院档案室负责人工作职责
第一条负责宣传贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策及档案法规，不断推进学校档案事业的发展。
第二条负责制定学校档案事业建设和发展规划，制定全校性的档案管理规章制度，并认真贯彻执行。
第三条负责档案室全面工作，对本部门人员进行合理分工，并随时督促检查档案工作完成情况，发现问题及时解决。
第四条加强档案工作的基础建设和档案人员队伍建设，组织并安排全校专兼职档案人员的业务培训，积极开展学术研究和对外业务交流活动，不断提高学习档案工作的管理水平。
第五条负责组织对全校各部门档案工作进行监督指导，定期总结学校档案工作。组织开展全校档案工作检查评比活动。
第六条负责做好学校档案室的安全和保密工作。
第七条完成主管校领导交办的其他任务。
顺德职业技术学院档案专职人员工作职责
第一条认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，热爱档案事业，团结协作，遵纪守法，刻苦学习档案业务知识，提高业务能力，努力改善知识结构，适应档案管理现代化的需要。
第二条对学校各部门贯彻、执行档案工作的规章制度情况进行检查、监督，指导各部门的兼职档案员做好文件材料的收集、整理和归档工作。认真做好档案的接收、分类、整理、编目、保管、利用、统计等基础工作。
第三条做好档案的利用工作，提高服务水平，熟练掌握各类档案目录的使用和馆藏情况，编制多种检索工具和参考资料。
第四条做好电子档案的接收和管理工作，不断加强和提高计算机技术。做好档案的安全防护工作，维护好学校的档案资料。
第五条严格执行和遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，确保涉密档案的内容和实体安全。
第六条积极开展档案的编研工作。积极开发档案信息资源，开展档案利用工作。利用各种机会，不失时机地宣传档案工作的重要性，扩大档案工作的影响。
第七条及时向部门领导反映工作中存在的问题，提出合理化建议。完成领导交办的其他任务。
顺德职业技术学院档案兼职人员工作职责
第一条认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，热爱档案事业，团结协作，遵纪守法，刻苦学习档案业务知识，提高业务能力，努力改善知识结构，适应档案管理现代化的需要。
第二条检查、督促本部门相关工作人员，做好文件材料的日常收集、整理工作。
第三条积极配合学校专职档案员的业务指导工作，确保应归档材料的齐全、完整、系统，并按归档要求按时移交档案。
第四条学习和掌握档案工作的基本知识和基本技能。积极参加有关档案业务的培训，提高业务水平。
第五条做好留存在本部门的档案的管理和利用工作。
第六条本部门相关工作人员工作变动时，要督促其做好档案材料的移交工作。
第七条及时向学校档案室反映工作中发现的问题，提出改进档案工作的意见和建议。
